Khi chúng ta hướng tới một tương lai hậu đại dịch, các công ty đang đánh giá lại cơ cấu nơi làm việc của mình và tìm cách triển khai mô hình làm việc phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm nhân viên đa dạng của họ. Mặc dù nhiều người lao động đã quen với lối sống làm việc tại nhà trong vài năm qua, nhưng không phải mọi công ty hoặc mọi loại công việc đều phù hợp với hình thức Hybrid working.
Điều quan trọng là tỷ lệ năng suất cao đã được duy trì trong thời kỳ đại dịch và một số nhân viên thích tự do làm việc từ xa ít nhất là trong một số thời điểm. Do đó, các công ty nên xem xét việc áp dụng mô hình Hybrid working như một điểm khác biệt mang tính cạnh tranh, ảnh hưởng đến khả năng tuyển dụng và duy trì nhân viên của doanh nghiệp.
Mô hình làm việc Hybrid working là gì?
Hybrid working là làm việc kết hợp – một mô hình làm việc linh hoạt mà nhân viên có thể phân bổ thời gian làm việc giữa văn phòng và một địa điểm khác, thường là tại nhà. Mô hình này cho phép người lao động lựa chọn không gian làm việc phù hợp với nhu cầu và lịch trình cá nhân của họ, đồng thời vẫn đảm bảo sự gắn kết và tương tác trực tiếp với đồng nghiệp tại văn phòng vào những ngày cụ thể.
Hybrid working đòi hỏi sự điều chỉnh trong quản lý và văn hóa doanh nghiệp để phù hợp với sự linh hoạt này, nhưng nó cũng mở ra cơ hội cho các công ty thu hút và giữ chân nhân tài bằng cách cung cấp một môi trường làm việc hấp dẫn và đa dạng. Với công việc kết hợp, nơi làm việc không còn nằm trong bốn bức tường của văn phòng công ty nữa, đó là một hệ sinh thái gồm các nhân viên làm việc tại nhà, trong không gian làm việc chung và văn phòng. Các thành viên trong nhóm có thể di chuyển giữa các địa điểm khác nhau tùy thuộc vào công việc họ cần hoàn thành.
Tại sao lại có mô hình Hybrid working?
Hybrid working nổi lên như một cách sắp xếp công việc khả thi trong thời kỳ đại dịch COVID-19, khi các doanh nghiệp chuyển sang làm việc từ xa và sử dụng các công cụ cộng tác ảo để duy trì hiệu quả. Trong khi một số tổ chức có nhân viên từ khắp nơi trên thế giới và làm việc từ xa trước đại dịch, những sự sắp xếp làm việc đó đã tăng tốc chỉ sau một đêm khi hầu hết lực lượng lao động chuyển từ họp trực tiếp sang cộng tác ảo tại nhà.
Giờ đây, sau khi nhận ra những lợi ích và thách thức của làm việc từ xa, các tổ chức đang áp dụng các mô hình Hybrid working để mang lại sự linh hoạt hơn cho nhân viên, trong khi vẫn duy trì sự tương tác trực tiếp vốn rất quan trọng đối với cộng đồng và văn hóa doanh nghiệp.
Nhiều cuộc khảo sát và nghiên cứu tiết lộ các yếu tố thúc đẩy Hybrid working:
-
Theo McKinsey, làm việc từ xa phần lớn đã được chứng minh là thành công: Phần lớn các giám đốc điều hành đã nhận thấy những cải thiện đáng chú ý về năng suất cá nhân cũng như sự đa dạng và hòa nhập .
-
Nhân viên đang yêu cầu sự linh hoạt hơn: 57% sẽ cân nhắc rời công ty nếu họ phải quay lại văn phòng toàn thời gian, theo Dimensional Research.
-
Các doanh nghiệp nhìn thấy cơ hội giảm chi phí đi lại và mặt bằng văn phòng: 74% CEO từ các tổ chức lớn mong muốn giảm diện tích văn phòng của họ, theo Fortune.
-
Theo nghiên cứu của Nature, tính bền vững là ưu tiên hàng đầu: Lượng khí thải CO2 toàn cầu hàng ngày đã giảm 19% trong đại dịch COVID-19, gần một nửa trong số đó là do vận tải đường bộ giảm. Giảm việc đi lại và đi công tác từ công việc kết hợp cùng với việc giảm hệ thống sưởi và điện ở không gian văn phòng sẽ giúp thúc đẩy một tương lai bền vững hơn. Những thay đổi này có thể hỗ trợ 60% công ty trong Fortune 500 có mục tiêu phát triển bền vững đạt được mục tiêu của mình.
Lợi ích của phương thức Hybrid working
Nhân viên có thể làm việc vào thời điểm và cách thức hiệu quả nhất
Trong mô hình văn phòng truyền thống, mọi người phải có mặt đúng giờ từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều mỗi ngày làm việc. Với mô hình Hybrid working, nhân viên có thể linh hoạt hơn để hoàn thành công việc vào thời điểm, cách thức và địa điểm mà họ đạt hiệu quả cao nhất. Có nghĩa là lịch trình và địa điểm linh hoạt. Ví dụ, một số người làm việc tốt nhất vào buổi sáng sớm trong khi những người khác làm việc hiệu quả hơn vào buổi tối. Họ cũng có thể chọn làm việc với đồng đội tại chỗ hoặc thực hiện công việc trực tiếp từ xa.
Cân bằng giữa công việc và việc cá nhân tốt hơn
Tính linh hoạt là yếu tố tạo nên sức mạnh cho Hybrid working và việc tìm kiếm sự cân bằng sẽ dễ dàng hơn khi sắp xếp công việc linh hoạt. Khi nhân viên có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với lịch trình làm việc của mình, họ có thể có nhiều thời gian hơn để lo những việc xảy ra trong cuộc sống cá nhân của mình.
Ngoài ra, việc có thể linh hoạt trong việc sắp xếp công việc theo định hướng kết quả còn cho phép nhân viên tự quản lý thời gian làm việc của mình, tạo điều kiện để họ làm việc hiệu quả hơn trong giờ làm việc và tận hưởng cuộc sống cá nhân khi ngoài giờ làm. Tuy nhiên, mô hình này cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải có cơ chế hỗ trợ và công nghệ tốt để đảm bảo sự linh hoạt không làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung.
Tuyển dụng nhân tài trên toàn cầu
Khi doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc linh hoạt này, họ không còn bị giới hạn bởi vị trí địa lý của văn phòng hay cơ sở vật chất. Nó cho phép doanh nghiệp tiếp cận một nguồn nhân lực đa dạng hơn, từ nhiều nền văn hóa và chuyên môn khác nhau, giúp tăng cường sức mạnh sáng tạo và đổi mới cho tổ chức.
Song đó, việc cung cấp một môi trường làm việc linh hoạt hơn cũng là một yếu tố hấp dẫn đối với nhiều nhân tài, nhất là những người ưu tiên sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân hay những ai không muốn hoặc không thể chuyển đến một địa điểm mới. Theo đó, doanh nghiệp không chỉ thu hút mà còn giữ chân được nhân viên có năng lực cao, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh nhân lực toàn cầu ngày càng gay gắt.
Tiết kiệm các chi phí văn phòng
Bằng cách giảm nhu cầu sử dụng không gian văn phòng lớn, doanh nghiệp có thể thuê những không gian nhỏ hơn với chi phí thấp hơn, đặc biệt là ở những khu vực có mức thuê cao. Giúp giảm trực tiếp chi phí thuê mặt bằng và chi phí vận hành liên quan như điện nước, vệ sinh và bảo trì.
Phương pháp "hot-desking", nơi nhân viên chia sẻ bàn làm việc, cũng giúp tối ưu hóa không gian và giảm số lượng bàn cần thiết, tiết kiệm chi phí đầu tư và bảo trì. Mặt khác, việc giảm số ngày đến văn phòng cũng giúp nhân viên tiết kiệm được chi phí đi lại, doanh nghiệp có thể xem xét cắt giảm hoặc điều chỉnh các khoản trợ cấp liên quan.
4 Mô hình hybrid working phổ biến hiện nay
Flexible hybrid work – kết hợp linh hoạt
Mô hình này cho phép nhân viên tự quyết định sẽ làm việc tại văn phòng hay từ xa, dựa trên nhu cầu công việc và sự thỏa thuận với quản lý. Tăng cường sự chủ động cho nhân viên và thường được áp dụng trong các tổ chức có văn hóa làm việc tự do, tôn trọng sự độc lập của từng cá nhân.
Lợi ích:
- Mang lại sự tự do và linh hoạt cho các cá nhân trong việc xác định địa điểm và thời gian họ làm việc
- Xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tin cậy với nhân viên, làm tăng lòng trung thành và sự hài lòng trong công việc
- Mở rộng nguồn nhân tài, dẫn đến tư duy đa dạng hơn
- Cải thiện lợi nhuận nhờ tiết kiệm chi phí về không gian văn phòng và đi lại
Thách thức:
- Nhân viên khó tìm được ngày hoặc thời gian thích hợp để làm việc nhóm trực tiếp
- Nếu không biết cụ thể số lượng người sẽ đến văn phòng vào bất kỳ ngày nào thì sẽ rất khó sắp xếp vị trí tại văn phòng.
Fixed hybrid work – làm việc kết hợp cố định
Trong mô hình này, tổ chức sẽ thiết lập các ngày cố định trong tuần mà nhân viên cần có mặt tại văn phòng, ví dụ như thứ Hai và thứ Ba. Các ngày còn lại trong tuần, nhân viên có thể làm việc từ xa. Mô hình này giúp duy trì sự tương tác trực tiếp giữa nhân viên và giữa nhân viên với quản lý, đồng thời cũng mang lại sự linh hoạt cần thiết.
Lợi ích:
- Tăng cơ hội hợp tác trực tiếp và xây dựng nhóm
- Cung cấp cho nhân viên tùy chọn sắp xếp cuộc hẹn hoặc chạy các dự án nhanh chóng vào một số ngày nhất định trong tuần
- Khả năng dự báo số lượng người tới văn phòng để sắp xếp chỗ ngồi hợp lý hơn.
Thách thức:
- Thiếu sự lựa chọn cá nhân, có thể dẫn đến giảm năng suất nếu nhân viên không ở trong môi trường tối ưu cho công việc cần hoàn thành
- Không thể giảm không gian văn phòng.
Office-first hybrid work – kết hợp văn phòng
Trong mô hình này, trọng tâm vẫn là làm việc tại văn phòng. Văn phòng được xem là nơi chính để thực hiện công việc, với việc nhân viên được yêu cầu có mặt tại văn phòng trong phần lớn thời gian làm việc. Mặc dù cung cấp sự linh hoạt thông qua việc cho phép làm việc từ xa một vài ngày trong tuần, sự hiện diện tại văn phòng vẫn được ưu tiên để thúc đẩy tương tác trực tiếp, hợp tác và duy trì văn hóa doanh nghiệp.
Lợi ích:
- Cho phép sự linh hoạt và lựa chọn cá nhân
- Giúp duy trì văn hóa doanh nghiệp và cộng đồng
Thách thức:
- Đôi khi bất tiện trong việc không nắm được chính xác số lượng sẽ có mặt tại văn phòng và khi nào
- Không có khả năng dự báo chính xác có bao nhiêu nhân viên sẽ có mặt tại văn phòng vào một ngày nhất định.
Remote-first hybrid work – kết hợp từ xa
Với mô hình này, nhân viên hầu hết thời gian làm việc từ xa, thỉnh thoảng ghé thăm không gian làm việc chung để xây dựng nhóm, cộng tác và đào tạo. Công ty có thể không có không gian văn phòng, thay vào đó dựa vào các thành viên trong nhóm trong cùng khu vực để gặp nhau khi họ thấy phù hợp. Twitter đã áp dụng mô hình làm việc từ xa đầu tiên này và sẽ cho phép tất cả nhân viên làm việc tại nhà.
Lợi ích:
- Tăng năng suất và sự hài lòng trong công việc cho những nhân viên muốn làm việc từ xa hầu hết thời gian
- Cung cấp khả năng giảm chi phí bằng cách giảm hoặc loại bỏ không gian văn phòng
Thách thức:
- Dễ khiến nhân viên cảm thấy bị cô lập
- Những thách thức gia tăng trong việc duy trì văn hóa và cộng đồng trong doanh nghiệp.
Thách thức khi triển khai Hybrid working
Khó cộng tác hơn với nhân viên ở xa
Trong môi trường hybrid, việc duy trì sự tương tác và phối hợp chặt chẽ giữa các nhóm làm việc tại văn phòng và những người làm việc từ xa có thể trở nên phức tạp. Các nhóm có thể gặp khó khăn trong việc lên lịch các cuộc họp chung, xác định thời gian phản hồi hợp lý và đảm bảo mọi người đều có cùng thông tin cập nhật. Thêm vào đó, thiếu đi sự tương tác trực tiếp hàng ngày có thể làm giảm khả năng hiểu biết và tinh thần hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên.
Chính vì vậy, các công ty cần phát triển các chiến lược giao tiếp hiệu quả và sử dụng công nghệ phù hợp, nhằm tạo điều kiện cho sự cộng tác và đảm bảo rằng tất cả các nhân viên, bất kể vị trí làm việc, đều cảm thấy được kết nối và hỗ trợ một cách bình đẳng.
Cần có sự giám sát và bảo trì để duy trì hoạt động
Sự giám sát không chỉ liên quan đến việc theo dõi tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên, mà còn bao gồm việc đảm bảo rằng hạ tầng công nghệ cần thiết cho việc làm việc từ xa luôn sẵn sàng và hiệu quả. Các hệ thống công nghệ thông tin cần được bảo trì thường xuyên để tránh sự cố có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Ngoài ra, việc giám sát cũng đòi hỏi phải có các chính sách và quy trình cập nhật để phù hợp với mô hình làm việc linh hoạt, đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức đều tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định.
Công nghệ và bảo mật
Khi nhân viên di chuyển giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa, việc đảm bảo việc họ có quyền truy cập vào các nguồn lực công nghệ một cách an toàn và hiệu quả trở nên thiết yếu. Các hệ thống công nghệ phải được thiết kế để hỗ trợ truy cập từ xa, đồng thời phải có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để ngăn chặn rủi ro về an ninh dữ liệu.
Quản lý bảo mật trong môi trường hybrid đòi hỏi phải có sự cân bằng giữa việc cung cấp sự linh hoạt cần thiết cho nhân viên và việc áp dụng các chính sách bảo mật nghiêm ngặt để bảo vệ thông tin doanh nghiệp. Nó bao gồm việc thiết lập các giao thức mạnh mẽ cho việc truyền dữ liệu, xác thực người dùng, đảm bảo mọi thiết bị và điểm truy cập đều tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật.
Không phù hợp với mọi ngành nghề
Hybrid working có thể không phù hợp với mọi ngành. Một số tổ chức đã chọn hoạt động hoàn toàn từ xa, trong khi những tổ chức khác phải có mặt tại chỗ để hoạt động, như chăm sóc sức khỏe, giáo dục hoặc sản xuất. Vì điều này, nhân viên có thể chọn các ngành khác nhau dựa trên mức độ linh hoạt được cung cấp.
Cách triển khai Hybrid working thành công
-
Chính sách và hướng dẫn rõ ràng: Đầu tiên, cần thiết lập những chính sách và hướng dẫn cụ thể cho mô hình làm việc lai. Bao gồm các quy định về thời gian làm việc tại văn phòng và tại nhà, các yêu cầu về mặt kỹ thuật và bảo mật thông tin.
-
Tạo trải nghiệm nơi làm việc tuyệt vời: Mặc dù nhân viên có thể không đến làm việc hàng ngày nhưng điều quan trọng là phải đảm bảo rằng mỗi ngày ở nơi làm việc đều có mục đích, hiệu quả và liền mạch. Càng có nhiều người tại chỗ thì những người có mặt ở đó để gặp gỡ và cộng tác trực tiếp sẽ càng có trải nghiệm tốt hơn. Tạo ra trải nghiệm nơi làm việc tuyệt vời đòi hỏi phải tập trung vào ba yếu tố: không gian, công nghệ và con người.
-
Công nghệ và hạ tầng: Đảm bảo nhân viên có đủ công cụ và hạ tầng công nghệ để hỗ trợ làm việc từ xa một cách hiệu quả. Chẳng hạn như các phần mềm họp trực tuyến, các công cụ quản lý dự án, hệ thống bảo mật mạnh mẽ.
-
Văn hóa công ty và sự gắn kết: Xây dựng văn hóa công ty thích ứng với mô hình làm việc lai. Khuyến khích sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm, bất kể họ làm việc ở đâu. Các hoạt động xây dựng đội nhóm và sự kiện công ty có thể giúp tăng cường mối quan hệ giữa các nhân viên.
-
Đào tạo và hỗ trợ: Cung cấp đào tạo cho nhân viên về các công cụ và phương pháp làm việc từ xa. Ngoài ra, thiết lập hệ thống hỗ trợ để giải quyết các vấn đề kỹ thuật hoặc các thách thức liên quan đến công việc mà nhân viên có thể gặp phải.
-
Đánh giá và phản hồi: Thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu quả của mô hình làm việc lai và thu thập phản hồi từ nhân viên để điều chỉnh các chính sách, thực tiễn cho phù hợp.
Các tổ chức có thể lo ngại về việc duy trì văn hóa và cộng đồng doanh nghiệp khi họ mở rộng tính linh hoạt hơn cho lực lượng lao động. Nếu không có những cuộc trò chuyện thú vị hoặc cơ hội tương tác với đồng nghiệp ngoài công việc, nhân viên sẽ khó có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi chéo các ý tưởng. Và nếu văn hóa công ty và ý thức về mục đích chung giảm sút, nó có thể dẫn đến giảm năng suất và tăng doanh thu.
Do đó, xây dựng nền văn hóa dựa trên sự hòa nhập, đồng cảm và tin tưởng sẽ là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của mô hình Hybrid working.
Khi công việc đã mở rộng ra ngoài các bức tường của văn phòng, việc giữ nguyên văn hóa đòi hỏi phải thay đổi cách các nhà lãnh đạo nghĩ về mục đích chung. Các đồng nghiệp cần làm việc cùng nhau và xây dựng kết nối, cho dù họ ở trong phòng cùng nhau hay văn phòng ảo, và giải pháp cộng tác cần tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động tương tác sẽ diễn ra nếu mọi người ở cùng nhau trực tiếp.
Các tổ chức có thể tận dụng tối đa cả hai thế giới khi họ kết hợp văn phòng và thế giới ảo lại với nhau. Nhân viên có thể chọn nơi họ muốn làm việc mà không bỏ lỡ các kết nối cá nhân và xây dựng đội nhóm có lợi cho văn hóa công ty.
