Truyền thông nội bộ là gì? Vai trò và quy trình truyền thông

Truyền thông nội bộ liên quan đến một nhóm các quy trình hoặc công cụ chịu trách nhiệm về luồng thông tin, sự hợp tác hiệu quả giữa những người tham gia trong tổ chức. Giao tiếp cởi mở và minh bạch là một cách tuyệt vời nhằm đảm bảo nhân viên hiểu được tuyên bố sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp. Đồng thời giúp họ tuân theo những chuẩn mực, phá vỡ các rào cản trong tổ chức.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là hoạt động truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, các phòng ban, các cấp trong một tổ chức, doanh nghiệp. Có thể hiểu truyền thông nội bộ là những bước xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa các thành viên trong cùng công ty.

Nếu nói doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông nội bộ chính là mạch máu, đưa các thông điệp, nội dung cần thiết đến nhân viên vào đúng thời điểm. Truyền thông nội bộ giúp nhân viên được kết nối và cập nhật thông tin, đồng thời tạo ra sự hiểu biết chung về mục tiêu, giá trị và nguyên tắc của công ty. Truyền thông nội bộ rất quan trọng để giúp nhân viên thiết lập tiếng nói có thẩm quyền, sự tin cậy để chống lại những tin đồn và tạo điều kiện cho việc liên lạc rõ ràng, hợp lý giữa các bộ phận.

Vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

1. Tạo ra môi trường làm việc minh bạch và tin cậy
2. Củng cố tầm nhìn, giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp
3. Truyền đạt thông tin rõ ràng, minh bạch
4. Tăng cường sự gắn kết, đồng lòng
5. Thu hút nhân tài
6. Giảm thiểu rủi ro

Truyền thông nội bộ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp trên nhiều phương diện, bao gồm:

Tạo ra môi trường làm việc minh bạch và tin cậy

Truyền thông nội bộ giúp cung cấp thông tin về các vấn đề liên quan đến công việc của nhân viên, bao gồm các mục tiêu, kế hoạch, chiến lược, thay đổi, thành tích,... Đồng thời tạo ra các kênh giao tiếp cởi mở và tương tác hai chiều. Nhân viên có cơ hội để chia sẻ suy nghĩ, ý tưởng. Điều này giúp họ cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe, đồng thời giúp doanh nghiệp thu thập thông tin phản hồi quý giá từ nhân viên.

Khi truyền thông nội bộ được thực hiện hiệu quả, nó có thể giúp tạo ra một môi trường làm việc nơi nhân viên cảm thấy được tin tưởng và tôn trọng. Điều này có thể dẫn đến sự gắn bó của nhân viên cao hơn, hiệu suất và sự hài lòng trong công việc cao hơn.

Củng cố tầm nhìn, giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ có thể giúp công ty truyền tải tầm nhìn, mục tiêu và chiến lược của mình đến nhân viên. Thông qua thông điệp tích cực và thông tin liên quan, truyền thông nội bộ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về hướng đi của công ty và giá trị của mình trong đó. Gợi cảm hứng cho nhân viên và khuyến khích họ thực hiện công việc theo đúng giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Song song đó, truyền thông nội bộ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Bằng cách chia sẻ thông tin, tin tức, câu chuyện và truyền đạt những giá trị, quan điểm và mục tiêu của công ty, truyền thông nội bộ giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tương tác tích cực giữa các thành viên trong tổ chức.

>> Xem thêm: Tầm nhìn là gì? Sứ mệnh là gì? Ý nghĩa tầm nhìn và sứ mệnh

Truyền đạt thông tin rõ ràng, minh bạch

Thông qua truyền thông nội bộ, các thông điệp, thông tin về mục tiêu, chiến lược, quy định và chính sách của tổ chức có thể được truyền đạt một cách rõ ràng và minh bạch đến tất cả các thành viên. Từ đó tạo ra sự hiểu biết chung và đồng nhất trong tổ chức, giúp tăng cường sự đồng thuận và sự hợp tác.

Ngoài ra, truyền thông nội bộ cũng giúp thông báo về các thông tin quan trọng, như thay đổi trong tổ chức, dự án mới, thành tựu hay thách thức. Điều này giúp tăng cường sự tin tưởng và đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều được thông báo đầy đủ về các vấn đề quan trọng trong tổ chức

Tăng cường sự gắn kết, đồng lòng

Truyền thông nội bộ giúp các thành viên có chung một mục tiêu và hướng đi, giúp ban lãnh đạo truyền tải thông tin một cách minh bạch và rõ ràng đến nhân viên. Điều này khiến nhân viên cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng, từ đó tăng cường sự gắn kết với doanh nghiệp. Hoạt động này cũng giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu. Điều này giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng và có giá trị, từ đó tạo ra môi trường làm việc tích cực và gắn kết.

Thu hút nhân tài

Truyền thông nội bộ hiệu quả có thể tạo ra tình yêu và lòng trung thành từ các thành viên đối với công ty, tạo động lực cho họ làm việc hăng say và chủ động hơn. Thay vì để lời đồn đại tiêu cực lan truyền, một người lãnh đạo thông thái có thể biến các thành viên trong tổ chức trở thành những nhà PR, giúp thể hiện sự tự hào và hứng thú với công việc của mình. Điều này có thể khiến các nhân tài ưu tiên một môi trường làm việc thoải mái và cảm giác được trân trọng, thậm chí khi có các công ty khác cung cấp mức lương cao hơn.

Giảm thiểu rủi ro

Truyền thông nội bộ đảm bảo thông tin được truyền tải đến các thành viên trong tổ chức là chính xác và nhất quán. Điều này giúp tránh hiểu lầm và thông tin sai lệch, giảm thiểu rủi ro gây ra bởi thông tin không chính xác. Hoạt động này cũng cung cấp thông tin về các quy định an ninh, chính sách, thực hành, giúp họ nhận biết và đối phó với các mối đe dọa an ninh thông tin.

Phương tiện và nội dung truyền tải của truyền thông nội bộ

Phương tiện truyền tải của truyền thông nội bộ

Phương tiện truyền tải của truyền thông có thể được phân loại thành hai nhóm chính: phương tiện truyền thống và phương tiện hiện đại.

Phương tiện truyền thống bao gồm các phương tiện như:

• Ấn phẩm nội bộ: Báo nội bộ, tạp chí nội bộ, sách nội bộ,...

• Bảng tin nội bộ: Được đặt ở những vị trí dễ thấy trong doanh nghiệp

• Thư từ nội bộ: Thông báo, email,...

• Poster/ Banner: Cần thiết kế đẹp mắt, phù hợp để thu hút người đọc

• Hội nghị, họp mặt: Là hình thức truyền thông trực tiếp giữa doanh nghiệp với nhân viên.

Phương tiện hiện đại bao gồm:

• Mạng nội bộ: Là hệ thống mạng được xây dựng riêng cho doanh nghiệp, cho phép nhân viên truy cập thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện

• Mạng xã hội nội bộ: Là một diễn đàn trực tuyến dành cho nhân viên, nơi họ có thể chia sẻ thông tin, thảo luận và tương tác với nhau

• Mạng xã hội: Doanh nghiệp có thể sử dụng các kênh truyền thông xã hội như Facebook, LinkedIn,... để truyền tải thông tin đến nhân viên

• Email: Là một phương tiện truyền thông hiệu quả để gửi thông tin đến nhân viên một cách nhanh chóng

• Video: Sinh động và hấp dẫn, có thể giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin một cách hiệu quả.

Thông tin truyền tải của truyền thông nội bộ

Nội dung truyền tải của truyền thông nội bộ là những thông tin cần thiết được doanh nghiệp cung cấp cho các nhân viên của mình. Nội dung này có thể bao gồm nhiều chủ đề khác nhau, có thể được chia thành các nhóm như:

• Thông tin về doanh nghiệp: Lịch sử hình thành, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, các sản phẩm/dịch vụ, kết quả kinh doanh,... Mục đích của việc truyền tải thông tin này là giúp nhân viên hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, gắn kết với và có động lực làm việc

• Thông tin về hoạt động kinh doanh: Kế hoạch, dự án, chiến lược,... Giúp nhân viên hiểu rõ và phối hợp, đóng góp hiệu quả hơn cho công việc

• Thông tin về văn hóa doanh nghiệp: Giá trị, quy tắc, chuẩn mực,... giúp nhân viên hòa nhập và phát triển tốt trong doanh nghiệp

• Thông tin về nhân viên: Hoạt động, thành tích,... của nhân viên. Giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, ghi nhận và có động lực làm việc

• Thông tin khác: Phúc lợi, đãi ngộ, đào tạo,...

Quy trình truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

• Đánh giá thực trạng doanh nghiệp
• Xác định mục tiêu truyền thông nội bộ
• Xác định đối tượng truyền thông nội bộ
• Xây dựng thông điệp truyền thông nội bộ
• Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
• Triển khai kế hoạch
• Đo lường, đánh giá, cải tiến

Đánh giá thực trạng doanh nghiệp

Mục đích của bước này là xác định tình hình truyền thông nội bộ hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm:

• Mục đích và mục tiêu truyền thông nội bộ hiện tại

• Các kênh truyền thông nội bộ đang được sử dụng

• Nội dung, đối tượng truyền thông nội bộ

• Hiệu quả truyền thông nội bộ

Thông qua việc đánh giá thực trạng, doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn tổng quan về hoạt động truyền thông nội bộ hiện tại. Từ đó xác định được những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả.

Xác định mục tiêu truyền thông nội bộ

Mục tiêu truyền thông nội bộ là đích đến mà doanh nghiệp mong muốn đạt được thông qua hoạt động truyền thông nội bộ. Mục tiêu truyền thông nội bộ cần được xác định rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường được và phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Để xác định mục tiêu truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì thông qua hoạt động truyền thông nội bộ?
• Doanh nghiệp muốn thay đổi gì ở nhân viên thông qua hoạt động truyền thông nội bộ?
• Doanh nghiệp muốn nhân viên hành động như thế nào sau khi tiếp nhận thông tin truyền thông nội bộ?

>> Xem thêm: Mục tiêu SMART là gì? Nguyên tắc và cách đặt mục tiêu smart

Xác định đối tượng truyền thông nội bộ

Bước này giúp xác định rõ ràng những người mà doanh nghiệp muốn truyền thông đến, từ đó có thể lựa chọn kênh truyền thông và nội dung phù hợp.

Cụ thể, trong bước này cần:

• Xác định phạm vi đối tượng:

  • Tất cả nhân viên trong công ty

  • Một bộ phận nhân viên cụ thể, chẳng hạn như nhân viên mới, nhân viên cấp cao, nhân viên bán hàng, nhân viên Marketing,...

  • Một nhóm đối tượng cụ thể, chẳng hạn như khách hàng, đối tác, nhà đầu tư,...

• Phân tích đặc điểm của đối tượng:

  • Vị trí, chức vụ

  • Độ tuổi, giới tính

  • Kinh nghiệm, trình độ

  • Sở thích, thói quen

  • Mức độ quan tâm đến các thông tin truyền thông

• Xác định nhu cầu thông tin của đối tượng: Đây là cơ sở để lựa chọn nội dung truyền thông phù hợp.

Ví dụ, đối với nhân viên mới, họ sẽ quan tâm đến các thông tin về văn hóa doanh nghiệp, quy định nội bộ, cơ hội phát triển,... Đối với nhân viên cấp cao, họ sẽ quan tâm đến các thông tin về chiến lược kinh doanh, tình hình tài chính,...

Bước xác định đối tượng truyền thông nội bộ là bước quan trọng, quyết định hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ sau này. Doanh nghiệp cần dành thời gian và công sức để thực hiện bước này một cách cẩn thận và kỹ lưỡng.

Xây dựng thông điệp truyền thông nội bộ

Ở bước xây dựng thông điệp truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu

• Tập trung vào một thông điệp chính, đảm bảo sự nhất quán và dễ nhớ

• Sử dụng hình ảnh/ video: Giúp truyền tải thông điệp một cách hiệu quả hơn

• Thử nghiệm thông điệp: Thử nghiệm thông điệp với một nhóm nhỏ nhân viên trước khi triển khai rộng rãi.

Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ

Trong quy trình truyền thông nội bộ, bước xây dựng kế hoạch hành động là bước cụ thể hóa các mục tiêu và thông điệp truyền thông thành các hoạt động thực tế. Cụ thể:

• Xác định các hoạt động truyền thông: Dựa trên mục tiêu và thông điệp truyền thông đã được xây dựng ở các bước trước. Các hoạt động truyền thông có thể bao gồm:

  • Phát hành nội dung trên các kênh truyền thông nội bộ như email, website, mạng xã hội,...

  • Tổ chức các sự kiện, hội thảo,...

  • Xây dựng các chương trình đào tạo, khen thưởng,...

• Lập lịch trình triển khai: Lịch trình triển khai cần được lập cụ thể, bao gồm thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và tần suất thực hiện cho từng hoạt động truyền thông

• Phân công trách nhiệm: Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân hoặc bộ phận để đảm bảo kế hoạch truyền thông được triển khai đúng tiến độ và đạt hiệu quả

• Xác định ngân sách: Đảm bảo kế hoạch truyền thông được thực hiện trong phạm vi ngân sách cho phép.

Triển khai kế hoạch

Tại bước này, các hoạt động truyền thông sẽ được thực hiện theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt. Một số lưu ý khi triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ:

• Cần đảm bảo sự thống nhất và đồng bộ giữa các hoạt động truyền thông

• Cần chú trọng đến chất lượng nội dung: Nội dung truyền thông cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và đảm bảo tính chính xác, hấp dẫn để thu hút sự chú ý của người đọc, người nghe.

Đo lường, đánh giá, cải tiến

Bước này giúp doanh nghiệp xác định được những điểm mạnh, điểm yếu của hoạt động truyền thông nội bộ, từ đó đưa ra những điều chỉnh, cải tiến phù hợp.

• Xác định các mục tiêu đo lường: Doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu cụ thể cần đo lường để đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ. Các mục tiêu này cần phù hợp với mục tiêu và chiến lược truyền thông của doanh nghiệp

• Lựa chọn các chỉ số đo lường

• Thu thập dữ liệu

• Phân tích dữ liệu

• Đưa ra các đề xuất cải tiến

Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai trong tổ chức?

Trên thực tế, vẫn còn nhiều thắc mắc về trách nhiệm của truyền thông nội bộ trong một doanh nghiệp, phòng PR hay phòng nhân sự?

Câu trả lời là: Truyền thông nội bộ là một phần không thể thiếu của công tác quản lý nhân sự và chiến dịch nhân sự. Điều này là dễ hiểu, vì truyền thông nội bộ là quá trình trao đổi thông tin giữa nhân viên và doanh nghiệp, trong khi quản lý nhân sự tập trung vào nhân viên. Để truyền thông nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp cần có một bộ phận phụ trách chuyên môn. Bộ phận này cần có khả năng hiểu rõ doanh nghiệp và kết nối với nhân viên.

Bên cạnh đó, cũng có thể nói rằng truyền thông nội bộ là trách nhiệm của tất cả các thành viên trong tổ chức, từ lãnh đạo cấp cao đến nhân viên cấp thấp. Mỗi người, mỗi bộ phận/ phòng ban đều có thể đóng góp vào việc xây dựng một môi trường truyền thông nội bộ hiệu quả.

Ví dụ, bộ phận nhân sự có thể tổ chức các sự kiện nội bộ để gắn kết nhân viên, bộ phận Marketing có thể sử dụng các kênh truyền thông xã hội để quảng bá văn hóa doanh nghiệp, và bộ phận kinh doanh chia sẻ thông tin về thị trường và khách hàng với nhân viên.

Những nhầm tưởng thường gặp về truyền thông nội bộ

1. Nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp
2. Truyền thông nội bộ là PR in-house
3. Nhầm lẫn với hoạt động quản lý nhân sự
4. Truyền thông nội bộ là tổ chức sự kiện, văn nghệ 

Nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp

Hai khái niệm này có mối quan hệ mật thiết với nhau, nhưng chúng không giống nhau. Truyền thông nội bộ là việc doanh nghiệp truyền tải thông tin, thông điệp đến các đối tượng nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp. Mục đích của truyền thông nội bộ là để nhân viên hiểu rõ về doanh nghiệp, về mục tiêu, giá trị cốt lõi, văn hóa doanh nghiệp,... và từ đó gắn bó với doanh nghiệp hơn.

Còn văn hóa doanh nghiệp là tổng thể các giá trị, niềm tin, hành vi, thói quen,... được chia sẻ bởi các thành viên trong doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp được hình thành và phát triển trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, được thể hiện qua cách thức doanh nghiệp vận hành, cách thức nhân viên làm việc,... Như vậy, truyền thông nội bộ là một công cụ để xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp.

>> Đọc thêm: Văn hóa doanh nghiệp là gì? Cách xây dựng văn hóa công ty

Truyền thông nội bộ là PR in-house

Truyền thông nội bộ và PR in-house không phải là một. PR in-house là đội ngũ PR của một tổ chức. PR in-house chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động truyền thông như xây dựng thương hiệu, quảng bá sản phẩm/dịch vụ, quản lý khủng hoảng,...

Như vậy, truyền thông nội bộ là một hoạt động của PR in-house. PR in-house có thể thực hiện cả truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài. Tuy nhiên, truyền thông nội bộ chỉ là một phần của PR in-house.

Nhầm lẫn với hoạt động quản lý nhân sự

Công tác truyền thông nội bộ bao gồm các hoạt động như xây dựng chiến lược truyền thông trong doanh nghiệp để tạo sự gắn kết giữa nhân viên, tổ chức sự kiện nội bộ, quản lý xuất bản ấn phẩm lưu hành nội bộ. Trong khi đó, công tác quản lý nhân sự tập trung vào việc tuyển dụng, quản lý dữ liệu ứng viên và nhân viên, tổ chức, quản lý các khóa đào tạo, cũng như quản lý văn phòng phẩm và các tài liệu liên quan.

Nói một cách dễ hiểu, công tác truyền thông nội bộ đảm bảo việc truyền tải thông tin và xây dựng sự gắn kết trong tổ chức, trong khi công tác quản lý nhân sự tập trung vào việc tuyển dụng và quản lý nhân viên để đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Chính vì vậy, hai hoạt động này không giống nhau.

Truyền thông nội bộ là tổ chức sự kiện, văn nghệ 

Tổ chức sự kiện, văn nghệ như Monthly Event, Year End Party, Happy Hour,... là một trong số hoạt động của truyền thông nội bộ, nhưng không phải là tất cả. Các hoạt động này là một cách hiệu quả để truyền tải thông điệp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và gắn kết nhân viên. Tuy nhiên, nó không phải là cách duy nhất để thực hiện truyền thông nội bộ. Như vậy, có thể thấy truyền thông nội bộ là một khái niệm rộng hơn tổ chức sự kiện, văn nghệ.

Giải pháp để truyền thông nội bộ hiệu quả

1. Lắng nghe nhân viên
2. Xác định kênh truyền thông phù hợp
3. Tăng cường sự tương tác hai chiều

Lắng nghe nhân viên

• Tổ chức các cuộc khảo sát, phỏng vấn nhân viên: Thu thập ý kiến và phản hồi của nhân viên về các vấn đề liên quan đến công việc, môi trường làm việc,...

• Mở ra các kênh phản hồi cho nhân viên: Tạo ra các kênh phản hồi trực tuyến hoặc trực tiếp để nhân viên có thể chia sẻ ý kiến và phản hồi của mình

• Tổ chức các buổi gặp mặt, giao lưu giữa lãnh đạo và nhân viên: Cơ hội để lãnh đạo lắng nghe trực tiếp những tâm tư, nguyện vọng của nhân viên.

Xác định kênh truyền thông phù hợp

Có nhiều yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn kênh truyền thông nội bộ, bao gồm:

• Đối tượng mục tiêu: Doanh nghiệp cần xác định rõ đối tượng mục tiêu của mình là ai, họ có sở thích và thói quen tiếp nhận thông tin như thế nào

• Mục tiêu truyền thông: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu truyền thông của mình là gì, để lựa chọn kênh truyền thông phù hợp để đạt được mục tiêu đó.

• Nội dung truyền thông: Nội dung truyền thông là gì, cần truyền đạt như thế nào. Kênh truyền thông cần phù hợp với nội dung truyền thông để đảm bảo thông điệp được truyền tải một cách rõ ràng và hiệu quả.

• Khả năng tiếp cận: Kênh truyền thông cần có khả năng tiếp cận được với tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.

• Chi phí: Chi phí sử dụng kênh truyền thông cần phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Tăng cường sự tương tác hai chiều

Doanh nghiệp muốn truyền thông nội bộ hiệu quả thì cần tăng cường sự tương tác hai chiều. Điều này có thể được thực hiện thông qua các kênh như:

• Cuộc họp nội bộ
• Các kênh truyền thông trực tuyến
• Các hoạt động ngoại khóa: Team building, các buổi hội thảo,... giúp doanh nghiệp và nhân viên có cơ hội giao lưu và tương tác với nhau một cách thoải mái, cởi mở hơn.

Yêu cầu kỹ năng cần có của người làm truyền thông nội bộ

1. Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình
2. Kỹ năng viết lách
3. Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin
4. Kỹ năng tổ chức và quản lý
5. Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu

Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình

Kỹ năng giao tiếp giúp người làm truyền thông nội bộ truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả. Cần biết cách sử dụng ngôn ngữ phù hợp, diễn đạt ý kiến một cách rõ ràng và lắng nghe các phản hồi từ người khác. Người làm truyền thông nội bộ thường phải tổ chức các buổi họp, buổi thảo luận hoặc thuyết trình để truyền đạt thông tin và ý kiến. Kỹ năng thuyết trình giúp họ trình bày thông tin một cách rõ ràng, thuyết phục và hấp dẫn, thu hút sự quan tâm và hiểu biết cho các thành viên trong tổ chức.

Kỹ năng viết lách

Người làm truyền thông nội bộ thường phải viết các tài liệu nội bộ như bản tin, bài viết, thông điệp nội bộ, email,.... Kỹ năng viết lách giỏi giúp họ truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng, súc tích và chuyên nghiệp đến toàn bộ nhân viên trong tổ chức.

Kỹ năng viết lách bao gồm khả năng tổ chức ý tưởng, sắp xếp câu chữ, sử dụng ngôn ngữ phù hợp, đồng thời truyền đạt thông điệp một cách logic và hấp dẫn. Ngoài ra, việc hiểu về cơ bản về cách tổ chức và viết các loại tài liệu như bài viết, bản tin, hoặc tài liệu hướng dẫn cũng là một điểm cộng.

Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin

Trong thời đại công nghệ, người làm truyền thông nội bộ cần có khả năng sử dụng thành thạo các công cụ truyền thông như website, mạng xã hội, email,... Hay sử dụng công nghệ để tạo ra nội dung đa phương tiện hấp dẫn như video, hình ảnh, đồ họa và âm thanh,... Giúp tăng cường tác động của thông điệp truyền tải.

Kỹ năng tổ chức và quản lý

Kỹ năng tổ chức và quản lý giúp người làm truyền thông nội bộ xác định ưu tiên, lập lịch và phân công công việc sao cho hợp lý. Đồng thời theo dõi tiến độ và tương tác với các bên liên quan để đảm bảo dự án được hoàn thành thành công. Kỹ năng quản lý cũng giúp họ xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác nội bộ, tạo điều kiện cho việc truyền thông hiệu quả và đồng bộ trong tổ chức.

Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu

Kỹ năng này giúp người làm truyền thông nội bộ:

• Hiểu được nhu cầu, mong muốn của nhân viên, từ đó tạo ra những thông điệp truyền thông phù hợp và hiệu quả

• Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, tạo dựng môi trường làm việc tích cực

• Giải quyết các vấn đề nội bộ một cách tối ưu nhất.

Tố chất của người làm truyền thông nội bộ xuất sắc

1. Có khả năng sáng tạo
2. Có tinh thần trách nhiệm
3. Có khả năng thích ứng

Có khả năng sáng tạo

Truyền thông nội bộ cần có sự sáng tạo để tạo ra những nội dung mới mẻ, thu hút được sự chú ý của nhân viên.

Có tinh thần trách nhiệm

Tinh thần trách nhiệm là một trong những tố chất quan trọng nhất của người làm truyền thông nội bộ. Họ là người chịu trách nhiệm truyền tải thông tin từ ban lãnh đạo đến nhân viên, là cầu nối giúp mọi người trong tổ chức hiểu nhau hơn, từ đó xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, nội bộ gắn kết hơn.

Có khả năng thích ứng

Các phương tiện truyền thông, xu hướng và nhu cầu của nhân viên luôn thay đổi theo thời gian. Người làm truyền thông nội bộ cần có khả năng thích ứng với những thay đổi này để đảm bảo các thông điệp truyền thông của họ vẫn hiệu quả.

Xu hướng truyền thông nội bộ trong tương lai

Công nghệ và công cuộc chuyển đổi số đã len lỏi vào mọi ngóc ngách trong quản lý và vận hành một doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ cũng sẽ có những xu hướng mới và hoàn toàn khác biệt so với cách thức cũ trước đây. Đó có thể là:

• Chuyển đổi số: Công nghệ sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong truyền thông nội bộ. Các doanh nghiệp sẽ sử dụng các nền tảng và công cụ kỹ thuật số để truyền tải thông tin và tương tác với nhân viên một cách hiệu quả

• Trải nghiệm cá nhân hóa: Các doanh nghiệp sẽ chú trọng hơn đến việc cá nhân hóa trải nghiệm truyền thông nội bộ cho từng nhân viên

• Tính tương tác: Doanh nghiệp khuyến khích nhân viên tham gia và chia sẻ ý kiến của mình thông qua các kênh truyền thông nội bộ

• Tập trung vào con người: Doanh nghiệp sẽ sử dụng truyền thông nội bộ để xây dựng mối quan hệ với nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

Một số xu hướng cụ thể của truyền thông nội bộ trong tương lai:

• Sử dụng dữ liệu và phân tích để hiểu nhân viên: Giúp tạo ra các nội dung và hoạt động truyền thông nội bộ phù hợp hơn

• Tăng cường sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI): AI sẽ được sử dụng để tự động hóa các tác vụ truyền thông nội bộ, chẳng hạn như tạo nội dung, phân phối nội dung và đo lường hiệu quả truyền thông

Để bắt kịp với các xu hướng này, các doanh nghiệp cần có một chiến lược truyền thông nội bộ rõ ràng và toàn diện. Chiến lược này cần được xây dựng dựa trên các mục tiêu và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Điều quan trọng đối với truyền thông nội bộ là giúp nhân viên hiểu rõ hơn về văn hóa và nuôi dưỡng cảm giác gắn kết với thương hiệu của công ty. Những nhân viên tin tưởng mạnh mẽ vào thương hiệu không chỉ có khả năng làm việc hiệu quả hơn mà còn có nhiều khả năng thể hiện mức độ hạnh phúc và hài lòng của họ với ban lãnh đạo của mình. Điều này có thể mang lại những tác động vô cùng có lợi cho việc tuyển dụng, đồng thời giữ tỷ lệ thôi việc ở mức thấp.