Số hoá là gì? Sự khác nhau giữa số hoá và chuyển đổi số

Khi công nghệ tiếp tục phát triển, các doanh nghiệp phải thích nghi với những thay đổi, cải tiến để duy trì tính cạnh tranh. Hai khái niệm chính đã xuất hiện trong thời đại kỹ thuật số ngày nay là Số hóa thông tin (Digitization) và Số hóa quy trình (Digitalization). Mặc dù chúng có vẻ giống nhau, nhưng thực chất vẫn có những điểm khác biệt rõ rệt và đóng vai trò khác nhau trong việc thúc đẩy đổi mới cũng như hỗ trợ cho quá trình chuyển đổi số.

Số hoá là gì?

Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số, được mã hóa dưới dạng các bit (binary digits), biểu diễn bởi các dãy số nhị phân 0 và 1. Đây là ngôn ngữ cơ bản mà các hệ thống máy tính và thiết bị kỹ thuật số sử dụng để xử lý, lưu trữ và truyền tải thông tin. Quá trình này bao gồm việc chuyển đổi dữ liệu, tài liệu, hình ảnh, âm thanh và video thành định dạng số, giúp chúng có thể được xử lý, lưu trữ và truyền qua mạng internet một cách hiệu quả.

Ví dụ: Chuyển đổi tài liệu vật lý thành định dạng số, bằng cách quét tài liệu giấy, hình ảnh, âm thanh hoặc video thành các tệp kỹ thuật số (như PDF, JPEG, MP3). Sau khi thông tin đã được số hóa, dữ liệu cần được lưu trữ trên các hệ thống máy chủ (server) hoặc đám mây (cloud) để dễ dàng truy xuất, quản lý và chia sẻ.

Số hoá đã có một tác động rất lớn đến nhiều lĩnh vực trong cuộc sống, bao gồm viễn thông, giải trí, tài chính, y tế, giáo dục,... Nó cho phép dữ liệu được xử lý nhanh chóng, dễ dàng chia sẻ và truyền tải qua mạng, tạo ra các tiện ích và ứng dụng mới mà trước đây không thể có được với thông tin vật lý.

Phân biệt số hoá và chuyển đổi số

Số hóa là việc chuyển đổi thông tin và dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng điện tử để dễ dàng quản lý và truy cập. Trong khi đó, chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là việc số hóa dữ liệu mà còn liên quan đến việc sử dụng công nghệ số hóa để thay đổi cách hoạt động và quy trình của tổ chức, tạo ra sự thay đổi toàn diện và tạo ra giá trị mới.

2 Hình thức số hoá hiện nay

Trong số hóa, có 2 thuật ngữ cơ bản là Số hóa thông tin (Digitization) và Số hóa quy trình (Digitalization), trong đó:

Số hóa thông tin, dữ liệu (Digitization)

Là phương pháp số hóa chuyển đổi dữ liệu, thông tin từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Hệ thống máy tính tiếp nhận, xử lý thông tin và sử dụng theo các mục đích khác nhau. Tất cả các dữ liệu như văn bản, hình ảnh, âm thanh,... đều có thể số hóa và hiển thị trong máy tính.

Chẳng hạn, nếu mô hình truyền thông, chúng ta thường lưu trữ mọi thông tin trên giấy tờ, nếu nhiều thì việc tìm kiếm sẽ rất mất thời gian. Còn với số hóa, tất cả tài liệu sẽ được lưu trữ ở dạng file điện tử như PDF trên máy tính, khi tìm lại sẽ rất dễ dàng, nhanh chóng.

Số hóa quy trình (Digitalization)

Số hóa quy trình là các hoạt động áp dụng công nghệ để tự động hóa một số quy trình hoạt động trong công ty.

Chẳng hạn, doanh nghiệp áp dụng các chữ ký điện tử thay thế cho việc ký trực tiếp và lưu trữ trên giấy như truyền thông. Với phương pháp này, nhân viên không cần phải tới trực tiếp công ty để ký, giúp tiết kiệm thời gian, công sức.

Các dạng số hóa dữ liệu lưu trữ

Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp hữu hiệu trong việc giải quyết những vấn đề khi lưu trữ, truy cập, chia sẻ hồ sơ, thông tin. Đồng thời có thể chỉnh sửa và tái sử dụng một cách linh hoạt. Số hóa dữ liệu hỗ trợ tối ưu việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu, mở rộng phạm vi người dùng và lưu lượng tài liệu. Các dạng số hóa dữ liệu lưu trữ bao gồm:

Số hóa hồ sơ

Số hóa hồ sơ là quá trình chuyển dữ liệu từ dạng văn bản thành dữ liệu số. Khi số hóa hồ sơ, chúng ta không cần viết tay, đánh máy rồi lưu trữ, điều này giúp giảm bớt các giấy tờ rườm rà, tiết kiệm thời gian làm hồ sơ và một khoản chi phí không nhỏ.

Số hóa hình ảnh 

Số hóa hình ảnh là quá trình chuyển đổi một hình ảnh từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng máy quét, máy ảnh kỹ thuật số hoặc máy chiếu. Khi hình ảnh được số hóa, nó sẽ được lưu trữ dưới dạng một tập tin kỹ thuật số có thể được xem, chỉnh sửa và chia sẻ trên máy tính.

Vai trò của số hoá trong doanh nghiệp

1. Tăng cường hiệu suất làm việc
2. Tiết kiệm ngân sách
3. Tính bảo mật cao
4. Lưu trữ lâu dài
5. Là tiền đề cho quá trình chuyển đổi số

Tăng cường hiệu suất làm việc

Một số lý do mà vai trò của số hóa giúp tăng cường hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp:

• Tăng tốc độ truy cập, xử lý thông tin: Thông tin được lưu trữ ở dạng kỹ thuật số có thể được truy cập dễ dàng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này có thể giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức khi tìm kiếm thông tin.

• Tăng tính chính xác và độ tin cậy: Dữ liệu số chính xác và nhất quán giúp tránh sai sót liên quan đến việc sao chép, nhập liệu hoặc truyền thông tin.

• Tự động hóa các tác vụ: Số hóa có thể giúp tự động hóa các tác vụ thủ công, chẳng hạn như nhập dữ liệu, gửi email và tạo báo cáo. Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

• Cải thiện giao tiếp: Số hóa có thể giúp cải thiện giao tiếp bằng cách cho phép nhân viên cộng tác và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn. Từ đó cải thiện hiệu quả của nhóm và thúc đẩy sự đổi mới.

Tiết kiệm ngân sách

Có thể nói, số hóa cho phép doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí khổng lồ, bởi:

• Tiết kiệm chi phí lưu trữ vật lý: Số hóa cho phép lưu trữ thông tin dưới dạng số, giảm/ loại bỏ nhu cầu sử dụng vật liệu lưu trữ vật lý. Điều này giúp giảm chi phí mua sắm và duy trì các phương tiện lưu trữ, cũng như tiết kiệm không gian văn phòng.

• Giảm chi phí in ấn và sao chụp: Khi dữ liệu được số hóa, cần ít hoặc không có nhu cầu in ấn hoặc sao chụp giấy. Điều này giúp giảm chi phí mực in, giấy, máy in và bảo trì máy in.

• Giảm chi phí vận chuyển và giao nhận: Số hóa cho phép truyền tải và chia sẻ thông tin qua mạng internet, email hoặc các hệ thống truyền tải điện tử khác. Điều này giảm nhu cầu vận chuyển và giao nhận tài liệu vật lý, giúp tiết kiệm chi phí liên quan đến gửi thư, bưu phẩm và dịch vụ vận chuyển.

Tính bảo mật cao

Số hóa có thể giúp tăng cường tính bảo mật, bằng cách:

• Thông tin được lưu trữ ở dạng số có thể được bảo vệ bằng nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như mã hóa, tường lửa,...

• Thực hiện việc sao lưu định kỳ và khôi phục dữ liệu là một phần quan trọng của bảo mật. Đảm bảo rằng dữ liệu số được sao lưu định kỳ và lưu trữ an toàn để khôi phục lại trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc mất mát dữ liệu

Lưu trữ lâu dài

Chuyển sang hình thức số hóa giúp các tài liệu trong doanh nghiệp được giữ an toàn hơn. Cụ thể:

• Khi tài liệu được số hóa, không còn nhu cầu sử dụng các phương tiện lưu trữ vật lý như giấy, băng đĩa, hộp lưu trữ. Điều này giảm nguy cơ mất mát dữ liệu gây ra bởi sự hư hỏng, thiệt hại hoặc mất cắp

• Tài liệu số có thể được sao lưu và lưu trữ dễ dàng bằng cách tạo bản sao điện tử và lưu trữ trên nhiều thiết bị hoặc hệ thống khác nhau

• Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu số hoặc công cụ tìm kiếm, người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy tài liệu cần thiết và truy cập nhanh vào nội dung

• Với các biện pháp bảo quản kỹ thuật số thích hợp, tài liệu số có thể được bảo quản trong thời gian dài mà không bị ảnh hưởng bởi môi trường.

Là tiền đề cho quá trình chuyển đổi số

Số hóa là tiền đề quan trọng cho công cuộc chuyển đổi số trong mọi khía cạnh của đời sống. Chuyển đổi số đề cập đến quá trình sử dụng công nghệ số để cải tiến và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh, quản lý và tương tác với khách hàng. Trong khi số hóa đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra nguồn dữ liệu số, tức là dữ liệu được biểu diễn dưới dạng số hóa, thay vì dữ liệu dạng truyền thống như giấy tờ hoặc tài liệu vật lý. Việc số hóa dữ liệu làm cho nó dễ dàng truy cập, quản lý và chia sẻ thông qua các hệ thống và ứng dụng kỹ thuật số.

>> Đọc thêm các chủ đề về chuyển đổi số:

• Chuyển đổi số trong Doanh nghiệp

• Chuyển đổi số trong Nông nghiệp

• Chuyển đổi số trong Giáo dục

• Chuyển đổi số ngành Ngân hàng

• Chuyển đổi số trong Báo chí

• Chuyển đổi số trong Y tế

Một số câu hỏi thường gặp về số hoá

1. Các dạng lưu trữ tài liệu số hóa phổ biến?
2. Vì sao số hóa ngày càng quan trọng?
3. Ứng dụng thực tiễn của số hóa?
4. Các sản phẩm số hóa phổ biến?
5. Nhược điểm của số hóa là gì?

Các dạng lưu trữ tài liệu số hóa phổ biến?

Có nhiều cách khác nhau để lưu trữ tài liệu số hóa. Một số phương pháp phổ biến như:

• Lưu trữ đám mây: Lưu trữ đám mây là một phương pháp lưu trữ tài liệu trực tuyến trên các máy chủ của bên thứ ba. Đây là một cách thuận tiện và tiết kiệm chi phí để lưu trữ lượng lớn tài liệu.

• Lưu trữ cục bộ: Lưu trữ cục bộ là một phương pháp lưu trữ tài liệu trên ổ cứng máy tính. Đây là một cách linh hoạt và bảo mật hơn lưu trữ đám mây, nhưng nó cũng tốn kém hơn và có thể tốn nhiều dung lượng.

• Lưu trữ hybrid: Là một phương pháp kết hợp giữa lưu trữ truyền thống và lưu trữ đám mây để đáp ứng nhu cầu lưu trữ và quản lý dữ liệu của một doanh nghiệp.

Vì sao số hóa ngày càng quan trọng?

Số hóa là một quá trình quan trọng vì nó cho phép chúng ta lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Nó tạo ra một cách tiếp cận, tư duy mới, giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vai trò của mình trong lĩnh vực hoạt động. Số hóa mang lại lợi nhuận, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tạo tiền đề cho thành công trong quá trình chuyển đổi số.

Ứng dụng thực tiễn của số hóa?

• Giáo dục: Số hóa có thể được sử dụng để cung cấp các khóa học trực tuyến, tạo ra các tài liệu học tập tương tác và đánh giá hiệu quả học tập của học sinh

• Ngân hàng: Có thể được sử dụng để thực hiện các giao dịch ngân hàng trực tuyến, quản lý tài khoản và đầu tư

• Logistics: Sử dụng để theo dõi hàng hóa trong quá trình vận chuyển, quản lý kho bãi và giao hàng

• Sản xuất: Thiết kế sản phẩm, quản lý chuỗi cung ứng và điều khiển các máy móc sản xuất

• Truyền thông: Phát sóng truyền hình và radio, sản xuất phim và chương trình truyền hình, lưu trữ nội dung số

• Giải trí: Số hóa có thể được sử dụng để chơi game, xem phim, nghe nhạc và đọc sách điện tử.

Các sản phẩm số hóa phổ biến?

Hiện nay có rất nhiều sản phẩm số hóa phổ biến, chẳng hạn như Ebook, các khóa học online, phần mềm máy tính, Freepik, Canva, Podcast,...

Nhược điểm của số hóa là gì?

• Chi phí: Số hóa có thể tốn kém, đặc biệt nếu doanh nghiệp cần số hóa một lượng lớn thông tin

• Tuân thủ: Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về bảo mật và quyền riêng tư khi số hóa thông tin

Công nghệ làm cơ sở cho quá trình số hóa tiếp tục phát triển nhanh chóng, ngay cả khi chúng vẫn đang được áp dụng trong doanh nghiệp và xã hội hằng ngày. Tuy nhiên, số hóa không chỉ đơn giản là vấn đề có nhiều công nghệ hơn. Số hóa rất quan trọng đối với một tổ chức vì nó mở ra những tư duy và cách tiếp cận mới trong cách tổ chức nhận thức vai trò của mình trong hệ sinh thái và cơ hội tăng lợi nhuận. Quan trọng là, trong số hóa, bản thân công nghệ không phải là mục đích cuối cùng.