Quản lý doanh nghiệp là gì? Quy trình và phương pháp tối ưu

Quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình vận hành của một tổ chức. Quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả sẽ mang lại những giá trị thiết yếu, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đặt ra. Vậy quản lý doanh nghiệp là gì, các phương pháp quản lý doanh nghiệp tối ưu để đạt được tối đa mục tiêu?

Quản lý doanh nghiệp là gì?

Quản lý doanh nghiệp là quá trình tổ chức, lập kế hoạch, điều hành và kiểm soát các hoạt động của một doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu và kết quả kinh doanh. Quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau và bao quát nhiều lĩnh vực trong hoạt động kinh doanh:

• Quản lý chiến lược: Xác định mục tiêu chiến lược dài hạn của doanh nghiệp, xác định cơ hội và thách thức, phân tích môi trường cạnh tranh và xây dựng kế hoạch dài hạn.

• Quản lý tài chính: Quản lý tài sản, lập kế hoạch tài chính, quản lý nguồn vốn và thực hiện kiểm soát chi phí để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và có lợi nhuận.

• Quản lý nguồn nhân lực: Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và duy trì nhân sự, quản lý nhân lực cũng đảm bảo rằng nhân viên có đủ động lực và điều kiện làm việc để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

• Quản lý sản phẩm hoặc dịch vụ và Marketing: Liên quan đến việc phát triển, sản xuất và Marketing sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cạnh tranh trên thị trường.

• Quản lý quá trình sản xuất và vận hành: Tối ưu hóa quá trình sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, lập kế hoạch sản xuất và duy trì hệ thống vận hành của doanh nghiệp.

• Quản lý khách hàng: Chăm sóc khách hàng tận tâm và xây dựng mối quan hệ với khách hàng đảm bảo rằng khách hàng cảm thấy hài lòng và trung thành với thương hiệu của doanh nghiệp.

• Quản lý rủi ro: Đánh giá và quản lý rủi ro kinh doanh, cũng như phát triển chiến lược để đối phó với các tình huống khẩn cấp và thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Quản lý doanh nghiệp là một quá trình liên tục và đa chiều, đòi hỏi sự tập trung, hiểu biết về nhiều khía cạnh kinh doanh và khả năng thích nghi với sự thay đổi để đảm bảo sự thành công và bền vững của doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Quản trị doanh nghiệp là gì?

Tại sao cần có quản lý doanh nghiệp?

Có thể nói rằng, quản lý doanh nghiệp hiệu quả chính là chìa khóa mở ra thành công cho bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào.

Đây không chỉ là việc thực hiện các hoạt động để quy trình vận hành trơn tru và đạt được mục tiêu đề ra, mà còn là lúc nhà quản lý thể hiện khả năng lãnh đạo của mình. Quản lý doanh nghiệp hiệu quả sẽ cải thiện danh tiếng của công ty trên thị trường, đồng thời mang lại những lợi ích toàn diện như sau: 

Đối với doanh nghiệp

• Đảm bảo việc triển khai chiến lược và mục tiêu đúng lộ trình.
• Quản lý và thống nhất về nguồn nhân lực.
• Đo lường, kiểm soát và cải thiện những rủi ro về mặt tài chính 

Đối với nhà lãnh đạo

• Giúp lãnh đạo đánh giá được kết quả của chiến lược so với mục tiêu ban đầu.
• Nắm bắt được dữ liệu để đem ra những quyết định chính xác.
• Có cơ sở để tiếp tục hoạch định các chiến lược tiếp theo.

Đối với nhân viên

• Thực hiện công việc theo quy định, hạn chế những sai sót và tối ưu năng suất lao động.
• Biết được mục tiêu, lộ trình phát triển của doanh nghiệp để định hướng công việc của bản thân.
• Có cơ sở để có thể phát huy sở trường, năng lực bản thân trong công việc.

Quy trình quản lý doanh nghiệp tối ưu

Quy trình quản lý doanh nghiệp mà các nhà quản lý có thể áp dụng khi bắt đầu quản lý tổ chức để mang lại hiệu quả:

1. Xác định tầm nhìn, sứ mệnh cho tổ chức
2. Xây dựng hệ thống mục tiêu, chiến lược
3. Xây dựng sơ đồ của tổ chức
4. Thiết lập quy trình, quy định và hướng dẫn
5. Tích hợp phần mềm

Xác định tầm nhìn và sứ mệnh cho tổ chức

Có thể nói, tầm nhìn và sứ mệnh giúp một tổ chức đi đúng hướng và đạt được mục tiêu theo lộ trình rõ ràng hơn. Trong quy trình quản lý doanh nghiệp, việc xác định tầm nhìn, sứ mệnh nhằm mục đích lấy đó làm kim chỉ nam cho các hoạt động của tổ chức sau này.

Xây dựng hệ thống mục tiêu, chiến lược

Việc xây dựng hệ thống mục tiêu và hoạch định chiến lược chính là cơ sở để doanh nghiệp xác định phương hướng mình sẽ đi, mục tiêu mà mình hướng tới. Có như vậy, nhà quản lý mới đưa ra những đánh giá chính xác trong quá trình vận hành, hoạt động kinh doanh của mình.

Xây dựng sơ đồ của tổ chức

Xây dựng sơ đồ tổ chức là quy trình thiết thực và quan trọng, việc này giúp doanh nghiệp xây dựng bộ máy nhân sự, giao việc đúng người, giao đúng chỉ tiêu và dựa vào đó để đánh giá hiệu suất. Qua đó có thể có các chế độ khen thưởng, khuyến khích phù hợp cho nhân viên của mình.

Thiết lập quy trình, quy định và hướng dẫn

Thiết lập một quy trình làm việc là rất cần thiết. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa thực sự có một quy trình làm việc đầy đủ, không cập nhật liên tục hoặc thậm chí là không đưa vào áp dụng.

Xây dựng chi tiết quy trình, quy định và hướng dẫn làm việc có thể giúp công ty vận hành trơn tru hơn. Qua đó cũng giúp việc quản lý doanh nghiệp trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian đáng kể.

Tích hợp phần mềm

Tích hợp phần mềm là phương pháp thiết yếu để tối ưu hóa hoạt động quản lý. Ngày nay, công nghệ trở nên vượt trội và xuất hiện hàng ngàn các phần mềm tích hợp đa năng, việc lựa chọn một phần mềm phù hợp với quy mô, tổ chức của doanh nghiệp là việc làm hết sức cần thiết để tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

4 Phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả cần có

4 cách quản lý doanh nghiệp được áp dụng phổ biến mà các nhà quản lý có thể áp dụng với tổ chức của mình như sau:

1. Hoạch định chiến lược

Hoạch định chiến lược là phương pháp quản lý doanh nghiệp cần được xét đến đầu tiên. Đây là quá trình mà nhà quản lý phải xác định xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào bắt đầu triển khai… dựa vào cơ sở mục tiêu chung của tổ chức. 

Phương pháp này hỗ trợ thúc đẩy quá trình thực hiện dự án, đồng thời đưa ra một tiêu chí nhất định nhằm tạo động lực cho nhân viên làm việc thống nhất với nhau, tạo năng suất cao hơn.

2. Phân công công việc

Để các chiến lược và mục tiêu được triển khai hiệu quả, nhà quản lý cần có kỹ năng giao việc, phân công cho mỗi nhân viên, mỗi bộ phận, mỗi phòng ban phù hợp nhất. 

Với phương pháp này, nhà quản lý cần nắm rõ được năng lực, trình độ và khối lượng công việc mà mỗi nhân viên đang nắm giữ. Có như vậy mới có thể giao việc đúng người và đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng tiến độ. 

Một nhà quản lý có khả năng lãnh đạo sẽ giúp tối ưu hóa doanh nghiệp, giảm nguồn lực, chi phí, thời gian và nâng cao năng suất chung của tổ chức.

3. Tổ chức, phân tầng hệ thống nhân viên

Việc phân tầng hệ thống nhân viên có mục đích nhằm phân chia công việc, trao quyền cho người khác để điều phối công việc hiệu quả hơn. Chức năng này đòi hỏi nhà quản lý cần có khả năng giao tiếp, tương tác với nhân viên, hướng dẫn và training họ. 

Đồng thời, luôn khuyến khích nhân viên đưa ra những sáng kiến, những lời phê bình mang tính xây dựng khi hoạt động đội, nhóm.

Ngoài ra, nhà quản lý cần theo dõi, đánh giá hiệu suất của mỗi nhân viên để giúp họ xác định điểm mạnh, điểm yếu và có những biện pháp điều chỉnh, hướng tới những kết quả tốt hơn trong tương lai.

4. Đo lường, kiểm soát dữ liệu của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều chứa rất nhiều dữ liệu, thông tin quan trọng. Chính vì thế, nhà quản lý cần có những hoạt động để kiểm soát các dữ liệu thường xuyên, tránh xảy ra tình trạng bị mất hoặc đánh cắp thông tin.

Phương pháp này bao gồm việc kiểm soát các vấn đề như sau:

Quản lý dòng tiền

Quản lý dòng tiền luôn là công việc thiết yếu để đảm bảo việc kinh doanh thuận lợi và thông suốt. Một số phương pháp quản lý dòng tiền hiệu quả trong doanh nghiệp như:

• Lên kế hoạch giám sát dòng tiền.
• Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu - chi.
• Tối ưu quy trình quản lý thành phẩm, hàng tồn kho.
• Lựa chọn khách hàng, đối tác phù hợp.

Theo dõi lượng hàng hóa bán ra tăng hay giảm.

Lượng hàng hoá bán ra không chỉ phản ánh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mà còn phản ánh cơ chế của thị trường trong một thời điểm nhất định. 

Việc theo dõi lượng hàng hóa bán ra tăng hay giảm sẽ giúp nhà quản lý nhanh chóng phân tích nguyên nhân tăng giảm. Đồng thời, đề xuất các phương án kịp thời để đẩy hàng hóa đi nếu xu hướng đó là tăng, và thay đổi phương án bán hàng nếu như xu hướng đó là giảm.

Kiểm soát tốt hàng tồn kho

Thiếu hoặc dư thừa quá nhiều hàng tồn kho đều ảnh hưởng nghiêm trọng tới khâu vận hành của doanh nghiệp. Do đó, nhà quản lý luôn cần kiểm soát lượng hàng trong kho một cách tối ưu, bao gồm các thông tin về số lượng, hạn sử dụng, mẫu mã… tránh tình trạng phải tiêu hủy do quá hạn sử dụng.

Số lượng lượng hàng tồn kho phục vụ cho việc sản xuất sẽ giúp hạn chế chi phí máy móc, nhân viên, chi phí khấu hao và các chi phí khác, tránh việc dừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu.

Kiểm soát năng suất làm việc của mỗi nhân viên, phòng ban 

Theo dõi, đánh giá KPI và đánh giá năng suất làm việc của mỗi nhân viên sẽ giúp nhà quản lý quyết định khen thưởng, kỷ luật hay có những điều chỉnh nào để phù hợp với năng lực của mỗi người. Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất, quá trình vận hành của cả doanh nghiệp.

Quản lý doanh nghiệp được xem là khá phức tạp và mang tính chất quyết định đến sự vận hành của một tổ chức. Doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả đòi hỏi phải được nghiên cứu, lập kế hoạch, đồng thời tất cả các hoạt động liên quan cần được quản lý hiệu quả. 

Sức mạnh của một tổ chức và tiềm năng tạo ra doanh thu phụ thuộc nhiều vào chất lượng quản lý doanh nghiệp. Do đó, quản lý doanh nghiệp sẽ tác động đáng kể đến giá trị thương hiệu trong dài hạn. 

Tham khảo các giải pháp tư vấn quản lý của PACE:

• Giải pháp Tư vấn hệ thống quản lý doanh nghiệp

• Giải pháp Tư vấn Quản trị sản xuất

• Giải pháp Tư vấn Văn hóa doanh nghiệp